Automatische Erfassung elektronischer Rechnungen

Automatisch erfasst werden alle Netznutzungsrechnungen, die gemäß GPKE bzw. GeLi elektronisch in Form von INVOIC-Nachrichten erstellt sind. Diese werden dann den entsprechenden Marktteilnehmern zugeordnet und auf Formatkonformität geprüft. Eine Empfangsbestätigung in Form einer CONTRL-Nachricht wird automatisch generiert und im Rahmen des in GPKE bzw. GeLi definierten Zeitregimes versendet.

Elektronische Aviserstellung und Zahlungsabwicklung

Für Rechnungen, die die Plausibilitätsprüfung durchlaufen haben, werden automatisch Avise generiert. Für positiv geprüfte Rechnungen werden Zahlungsdokumente gefertigt. Für negativ geprüfte Rechnungen werden Ablehnungen erstellt. Für elektronisch empfangene Rechnungen werden diese in Form einer REMADV-Nachricht versandt. Und für Rechnungen, die in Papierform erfasst wurden, werden druckbare Avise erzeugt, gedruckt und per Post versandt.

Automatische Plausibilitätsprüfung

Alle eingehenden Netznutzungsrechnungen werden einer automatischen Plausibilitätskontrolle unterzogen. Diese nutzt die Datenbank der Netznutzungspreise, die ständig aktualisiert wird. Die im Rahmen des Energiedatenmanagements ermittelten Verbrauchsdaten werden unter Anwendung flexibler Algorithmen zur Überprüfung der in den Rechnungen aufgeführten Mengen und Beträge gegengerechnet.

Rechnungen, die positiv geprüft wurden, werden direkt zur elektronischen Zahlungsabwicklung überstellt. Bei negativ geprüften Rechnungen klären geschulte Sachbearbeiter den Sachverhalt im Einzelfall mit dem Netzbetreiber. Des Weiteren werden die zu den Rechnungen ausgestellten Umsatzsteuernachweise auf Richtigkeit geprüft.

Schnittstelle zur übergeordneten Finanzbuchhaltung

Die Schnittstelle zur übergeordneten Finanzbuchhaltung ist so gestaltet, dass konsolidierte Werte, zum Beispiel monatlich, übertragen werden. Im Standardverfahren werden die Daten im Microsoft-Excel-Format zur Verfügung gestellt. Eine elektronische Anbindung an etablierte Systeme (z. B. SAP) ist natürlich ebenfalls möglich.

Folgende Informationen werden an die übergeordnete Finanzbuchhaltung übertragen:

• Geforderte, bezahlte und abgewiesene Abschläge
• Vorsteuerbetrag aus Abschlägen
• Kalkulatorische Entgelte auf Basis ermittelter Verbrauchswerte
• Entgelte und Verbindlichkeiten aus Jahres- und Endabrechnungen
• Auflösung von Abschlagszahlungen gegen erfolgt Jahres- und Endabrechnungen
• Vorsteuerbetrag aus erfolgten Jahres- und Endabrechnungen
• Zahlungsausgänge auf Verbindlichkeiten aus Jahres- und Endabrechnungen

Reporting

Das Standard-Reporting umfasst auf Microsoft Excel basierende Reporte, unter anderem zu den Themen Kundenverteilung, Verhältnis elektronischer Rechnung zu Papierrechnung, zu abgewiesenen Rechnungen und dem Cashflow-Status.

Manuelle Erfassung von Netznutzungsrechnungen

Obwohl im Geltungsbereich der GPKE seit dem 01.10.2007 und im Geltungsbereich der GeLi seit 01.08.2008 die elektronische Versendung von Rechnungen obligatorisch ist, versendet auch heute noch ein nicht unwesentlicher Anteil von Netzbetreibern Nutzungsrechnungen in Papierform. Diese können nur manuell erfasst werden. Nach Absprache können wir das für Sie unter Benutzung optimierter Abläufe erledigen.

Individuelle Klärung von Rechnungsproblemen

Die Art und Weise, wie die Netznutzungsabrechnung von Netzbetreibern inhaltlich und formell gehandhabt wird, birgt ein großes Problempotential. Auch hier bietet Ihnen eg factory effiziente Lösungshilfe an. Unsere geschulten und in der Praxis erfahrenen Sachbearbeiter führen diese Maßnahmen schnell und ergebnisorientiert aus.